เปลี่ยนฝ่ายธุรการให้ล้ำสมัยด้วย Work Flow DMS

เปลี่ยนงานธุรการให้ล้ำสมัยด้วยระบบ DMS Online

เปลี่ยนฝ่ายธุรการให้ล้ำสมัย สร้างความเชื่อมั่น ด้วย Work Flow ที่ประหยัดทุกขั้นตอนการทำงาน ประหยัดเวลาในการสร้าง บันทึก รับ ส่งเอกสาร สแกนสำเนา และรออนุมัติเอกสาร ด้วยระบบ DMS

ระบบการจัดการเอกสาร
DMS Document Management System

• แนวทางคิดค้นใหม่  ระบบการจัดการเอกสารที่ล้ำสมัยด้วย ขั้นตอนอนุมัติที่กำหนดเองได้
• ด้วยระบบการจัดการเอกสาร คุณสามารถเผยแพร่ ส่ง จัดหมวดหมู่ และเก็บเอกสารที่สแกนได้อย่างง่าย
  Digital Signature ปลอดภัย มีมาตรฐาน ไม่ใช่การนำรูปภาพมาวางบนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
• Signer Authentication เป็นความสามารถในการพิสูจน์ว่าใครเป็นคนเซ็นเอกสาร ตัวลายเซ็นจะสามารถใช้ในการเชื่อมโยงไปยังบุคคล
• Data Integrity สามารถตรวจสอบหรือพิสูจน์เอกสารดิจิตอล หลังจากที่ได้มีการเซ็นไปแล้ว
• ไม่ต้องเสียเวลาในกรณีเอกสารที่มีเนื้อหาสอดคล้องหรือเป็นจดหมายเวียน (เปลี่ยนวิธีพิมพ์ เป็นการเลือกรายชื่อ)

• ลดขั้นตอนสแกนเอกสารและ upload เพื่อแปลงไฟล์
• สร้างเอกสารทางธุรกิจต่างๆ ได้อีกด้วย เช่น บิลผู้ขาย ภาระงาน แผ่นงานสำหรับลงนาม
• นำเข้าระบบ E-Document ่ที่มีคุณสมบัติ OCR เปลี่ยนเอกสารเป็น E-Book กำหนดพื้นที่เซ็นลายมือชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์
• มอบหมายบุคคลที่เหมาะสม รับ-ส่งเอกสาร จัดการข้อมูล โดยกำหนดสิทธิผู้ใช้งานจากส่วนกลาง
• กำหนดสิทธิผู้มีอำนาจ เข้าถึงข้อมูลการอนุมัติ หรือเซ็นรายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์
  (ความปลอดภัย ผูกกับเครื่องมือหรือ Key Security สำคัญ)
• ระบบแจ้งเตือนผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง และ ตอบกลับ ผู้รับ-ผู้ส่ง โดยตรง

ปรับปรุงผังการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

• ใช้ประโยชน์จากกระบวนการอนุมัติ ควบคุม การตรวจสอบที่ครบถ้วน
• รวมถึงกิจกรรม การพูดคุย และกฎการดำเนินงาน เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการปฏิบัติ
• โดยบุคคลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม

ทำงานมากขึ้น ด้วยเวลาที่น้อยลง

• ไฟล์ทั้งหมดจะได้รับการจัดระเบียบและเก็บไว้ในที่เดียวกันอย่างปลอดภัย
• ทุกอย่างจะอยู่ในที่ที่คุณต้องการและใช้งานได้ทันที
• ติดตามไฟล์ทั้งหมดของคุณและไม่มีทางทำไฟล์หาย ด้วยระบบการจัดการเอกสาร
• ประหยัดเวลาในการบันทึกบิล การสแกนสัญญา อนุมัติเอกสารและเปลี่ยนเป็น บริษัทที่ไม่ใช้กระดาษ
• ใช้เครื่องคำนวณแบบโต้ตอบด้านล่างเพื่อประมาณจำนวนภาระงานด้านเอกสาร ซึ่งคุณและพนักงานของคุณต้องลงมือทำด้วยตัวเองในแต่ละเดือน

ดำเนินการเอกสารแบบชุด

• กำหนดโครงการ หรือขั้นตอนการทำงานที่ต้องผ่านการอนุมัติ จากส่วนกลางหรือผู้ที่มีอำนาจ
• เปลี่ยนพื้นที่ แชร์ไฟล์ ปิดกั้นการเข้าถึงโฟลเดอร์ กำหนดการแจ้งเตือน (Work Flow)
• ติดแท็ก แบ่งประเภทไฟล์ จำแนกวัตถุประสงค์ของไฟล์พร้อมกัน
• การรวมเอกสาร ได้ง่ายและรวดเร็ว ด้วยคุณสมบัติ Data Base Logical Document เข้ากันได้ผ่านแอปพลิชัน
• สร้างเอกสาร ระบุโครงสร้างเอกสารได้ด้วยตัวเอง เช่น ใบเรียกเก็บเงิน, เอกสารบิลแทนเงินสด, เอกสารรับสินค้า เอกสารจำหน่าย
• สร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้รวดเร็วในคลิกเดียวด้วย Function Tempate และนำไปใช้ในแผนกต่างๆ ได้ เช่น ระบบบัญชี
• สร้างภาระงานจากระบบโครงการ ระบบบริหารจัดการบุคลากร ด้วยเอกสารที่เฉพาะเจาะจง

อีเมลเกตเวย์ / ทำงานร่วมกันเป็นทีม พร้อมติดต่อลูกค้าได้แบบเรียลไทม์

• เมื่อใช้เกตเวย์อีเมล บิลจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติจากเอกสารที่สแกนหรือจากอีเมลของผู้ขายของคุณโดยตรง  
• มอบหมายเอกสารให้เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือผู้จำหน่ายของคุณ
• เผยแพร่ไฟล์และโฟลเดอร์สาธารณะให้ลูกค้าของคุณ และให้ลูกค้านำเข้าเอกสารได้โดยตรง